失語症候群

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模式化工作術：用25%的時間完成75%的工作
 
作者：信太明
原文作者：Shida Akira
譯者：王蘊潔
出版社：天下文化
出版日期：2011年01月25日

面對繁雜且堆積如山的業務，你總是搖頭歎息、渾身無力，今日事就算今日畢，明日的工作並不會減少，尤其突如其來的意外層出不窮，不時打壞你預期的節奏。你 以為只要努力、分秒必爭，就能跳脫工作的桎梏，犧牲午休時間趕工，也無法阻止辦公桌上不斷累加的公文卷宗和待辦事項。「事情越做越多」是你最難擺脫的夢 靨，每當你想要釐清頭緒，排定工作的輕重緩急，眾多有時效性的任務又等待你去完成，或臨時有代課需求，或有經費需要結算，或有改不完的習作和考卷，或又有 老師來踢館了，你深刻體會帕金森法則「工作量會膨脹到把這項工作被賦予的時間用完為止」的痛楚，你茫茫然望著這樣可悲的人生，心想這樣永無止境的蹉跎，真要娶工作為妻不可。

接任教學組長兩年以來，你一直盼望能建立一套可長可久而又富有彈性的制度，每一位接任的組長，都可將此規範作為執行的依據，也許他並不欣賞這樣的方式想要 大刀闊斧改革，那麼你所留下的模式，相信會是他改革最重要的基礎。信太明這本〈模式化工作術〉和你的理念不謀而合，若能所有例行性的業務，以模式化的分 析，樹立穩固且極具價值的範本，你就能如副標題所言，「用25%的時間，完成75%的工作」。 依照作者的假設，平日我們遭遇的工作，其中約有75%的工作是可以用模式化來解決，若能不辭辛苦在最初設立好可依憑的模式，就能用25%來完成，剩餘 25%較具創造性、附加價值或個人化的任務，就能以75%的時間，遊刃有餘的處理，並且每項業務都能受到最安全又有效的檢核。簡單說，「生命要浪費在美好的事物上」，藉由模式化生活，我們的每個步伐是這樣篤定而有自信。

所謂模式，就是「template」(模型)，就網站或簡報設計來說，就是「版型」；就文書處理來說，就是「範本」，信太明下了一個非常完整的定義：「只要製作一定的模式，就可以重複利用，任何人都可以隨時隨地，在短時間內高效率地完成工作，同時也可以避免錯誤和疏失」。 此工作術有兩項特點，一是隨選即用，好比你要排課，就只要選用排課範本就可以進行；二是分享和傳承，所建立的排課模式可供公評，同時又能隨時調整，當業務 需要交接時，只要分享該模式，新人即可立刻上手。如能結合新興的「雲端科技」，全國的教學組長都能分享自己的排課模式，透過「公有雲」取得所要的資訊，並 揉合自身學校文化與行政流程，加以變革發展，或能發現現行模式之不足，再透過雲端傳達其心得，相信光是排課這項業務，不只日益精進，也將不是每位教學組長 的惡夢。作者歸納了四項優點：

1.「效率化」─75%的工作都可以定型化
2.「生產力」─可專注於25%的具附加價值業務
3.「正確性」─可毫無遺漏地確實完成工作
4.「非屬人化」─可以把工作交給別人處理

作者將所有的工作按照「定型/非定型」、「屬人/非屬人」來做分類，這是模式化的基礎，此工作術主要對象是那些歸類在「定型/非屬人」的業務，簡單說就是 我們印象中較「制式化」的工作內容，比如例行性的經費核銷、代課老師印領清冊製作等，然而為了爭取更多75%的時間，我們必須將那些原先以為「飛定型」、 「屬人」的工作轉化或分析成可以模式化的部份。結論就是把「非你不可」的工作減少到最低，工作量自然就會減輕。

信太明明確指出「記錄」是模式化的第一步，如你想要建立排課模式，就必須先將現行排課的過程與心得記錄下來，無論成功或失敗都不可遺漏，越完整的記錄對日後從中抽絲剝繭化為具體的檢查表和工作指南越有助益。以下摘錄書中提出建立模式的步驟：

1.以「5W2H」(who、where、when、why、what、how、how much)釐清工作目的。
2.將達成目的的必要要素按「時間序列」或是「大分類/中分類/小分類」加以分類。
3.將分類的項目寫成檢查表或手冊，分別填入有效的方法、注意事項等自己經歷過，或是記錄、保存下來的見解和訣竅。

本書內容不多，淺顯易懂，儘管所舉的例子和範本大多是商業經營取向，然而字裡行間我們可以看到信太明將「模式化」作為他追求有效率人生的哲學和法則，連他 每日的行事曆和備忘錄都能做到利用iPhone、excel進行最迅速即時的管理，甚至包括招待客人用餐的餐廳、提升英語學習效率的方式，都能做到書面的 模式化檢核。其中對你最有幫助的是「檢討加班流程」模式：

1.釐清自己的核心競爭力
2.找出可以捨棄的工作
3.找出可以請人代勞的工作
4.列出優先順序
5.找出可以效率化的工作

當然要充分遵從模式化工作術，進而享受具體實踐後所帶來的甜美果實，是需要跨越許多門檻的，除作者統整的因素：動機不足、認識不夠外，要將模式化擴展到台 灣學校中，還可能面對勞逸不均、現行考核機制封閉等挑戰，然而人生中總該有些小小堅持，堅持對的事情，畢竟成功完成工作的成就感，只有你自己才能享有。信 太明分享的「重新確認自我價值觀範本」，令人深深感動：

「汗」─是否為了自己和他人率先流汗
「協」─是否珍惜和夥伴的合作關係
「成」─每天是否實際感受到自己穩健的成長
「傲」─家人、朋友和社會是否為我感到驕傲
「樂」─是否快樂地享受人生

當我們都能將信太明這套模式化工作哲學，內化到做人處事，也就是將自己當成一家公司好好經營，必然能夠確切感受到模式化的魔力。你以為有效率的個人，才能 聚合成有效率的群體，教師這份工作往往被視為相對單純的工作，亦即若能善加分析，除去教學和班經風格外，許多例行事項都可歸類於「定型/非屬人」的範疇， 一旦將那些例行事項列成檢核表，就會減少闕漏的機率，並且每年擔任同樣職務時，就不必重新花費時間回憶或嘗試錯誤，信太明以「記憶曲線」來說明人類記憶的 有限，以及讓模式化分擔記憶的負荷，將能幫助教學現場的老師，花費較少時間來應付學校年復一年的事項，更能幫助新手老師或代課老師更快進入狀況，而將絕大 多數的時間和精力，放在增進教學品質和親師溝通上，我相信一個遊刃有餘的老師，絕對會是對那些欠缺效率的學生，一個最佳的典範。一所有效能的學校，必定能 給予那些有效能的教師最豐厚的土壤，身為教師的專業和自信，將從這富足的養分中生根發芽茁壯。